A. Pengertian MYOB Accounting
Program aplikasi akuntansi yang digunakan untuk mengotomatisasikan pembukuan secara lengkap, cepat dan akurat. MYOB Limited mengeluarkan MYOB Accounting versi 13 hadir dengan sejumlah fasilitas namun tetap memiliki karakteristik yang sama, yaitu pemasukkan daftar akun, pengaturan (setup), mengelola bank, pelanggan, pemasok, produk sampai pada laporan keuangan seperti neraca, laba rugi dan sebagainya.
Follow up:


B. Membuat Data Perusahaan pada MYOB
Langkah – langkah yang harus dilakukan :
1. Klik tombol start
2. Pilih all program> MYOB Accounting v13> MYOB Accounting v13
3. Didalam kotak dialog yang terbuka terdapat 5 tombol akses
a. Open, untukmembuka data MYOB yang telah ada
b. Create, untuk membuat data perusahaan baru
c. Explore, untuk menampilkan data contoh yang telah disediakan
d. What’s New, untuk menampilkan file.html yang terhubung dengan internet, yang berisi berita terbaru dalam versi 12 ini
e. Exit, untuk mengakhiri program MYOB
4. Klik tombol create new company file, klik next
5. Klik company information lalu masukkan data perusahaan. Setelah itu klik next
6. Lalu masukkan periode akuntansi, dan klik next bila sudah selesai
7. Klik tombol save. Klik next
8. Selanjutnya akan tampil informasi proses telah selesai
C. Mengenal Area Kerja MYOB Accounting v 13
Setelah anda membuat data perusahaan pada MYOB, Anda perlu mengenal area kerja pada MYOB Accounting v15 sebelum anda memindahkan data perusahaan ke dalam MYOB Accounting.

D. Mengakhiri Program MYOB Accounting v 13
Untuk mengakhiri anda ikuti langkah sebagai berikut:
1. Klik file > Exit
2. Kotak dialog konfirmasi akan tmapil, klik tombol yes
3. MYOB akan menampilkan kotak informasi lagi, kemudian tandai option backup all data dan check company file for errors, klik tombol continue
4. Kotak konfirmasi MYOB accounting ditampilkan, yang memberitahukan bahwa tidak terjadi kesalahan dalam data anda. Klik ok
5. Kotak dialog backup ditampilkan, ketik nama file absolute pada kotak file name, klik save
6. Proses backup dilakukan setelah selesai aplikasi MYOB accounting akan langsung tertutup.
MEMINDAHKAN DATA PADA MYOB
A. Membuka File
1. Buka program MYOB Accounting v13
2. Pada kotak informasi klik tombol open your company file
3. Pada bagian look ini pilih drive di mana file disimpan
4. Pilih file dokumen dan klik tombol open
5. Akan tampil kotak dialog sign-on,kemudian klik ok
6. Klik pilihan enter later untuk menunda pengisian nomor registrasi selanjutnya klik tombol ok
7. Selanjutnya pada kotak dialog konfirmasi akan menunjukkan perifikasi data, klik tombol no
8. Selanjutnya file akan tampil.
Follow up:
B. Persiapan Data Akuntansi
Daftar Saldo Rekening
Data Pelanggan
Data Pemasok
Data Barang Dagangan
C. Daftar Perkiraan
Mengganti Nama Perkiraan
1. Klik modul perkiraan (account), kemudian pilih account list
2. Pastikan tab asset dalam keadaan terpilih kemudian klik ganda pada perkiran assets, muncul kotak dialog edit account, ganti account name menjadi aktiva kemusian klik ok
3. Dengan mengulangi langkah diatas untuk hasil penggantian nama perkiraan lakukan untuk perkiraan lainnya.
4. Langkah terakhir adalah tutup jendela account list dengan tombol close

Membuat Nama Perkiraan
1. Buka jendela account list dengan klik modul perkiraan kemudian pilih naccount list
2. Ada klik tombol new bawah layar
3. Pastikan kelompok perkiraan anda adalah asset, kemudian kerikkan nomor perkiraan pada account number, selanjutnya tekan tombol tab, isi account name dengan nama perkiraan yang baru
4. Selesai klik tomol ok
5. Utnuk membuat nama perkiraan yang lain ikuti langkah diatas tadi
6. Langkah terakhir klik close
Menghapus Perkiraan
1. Klik modul perkiraan, kemudian pilih account list
2. Setelah Setelah itu klik tanda panah yang terletak sebelah kiri nama perkiraan misal perkiraan undeposit Funds
3. Kemudian akan tampil kotak edit account, karena perkiraan yang dicontohkan perkiraan linked atau terhubung maka kita harus menggantikan posisi untuk perkiraan ini. Untuk itu klik tanda panah linked accounts for
4. Ubah nomor dan nama perkiraan dengan mengkil kolom isian tersebut
5. Kemudian kotal dialog tampil dan nama perkiraan tampil misalkan kita ingin menganti dengan perkiraan bank solo (1-1130), kemudian klik tombol use account
6. Selanjutnya klik yes pada kotak informasi
7. Klik Ok
8. Untuk menghapus klik menu edit dan klik delete account
9. Untuk menghapus nama perkiraan lain ikuti langkah diatas.
10. Klik close
D. Link Transaksi
Link transaksi merupakan hubungan otomatis antar perkiraan satu dengan perkiraan lain. Contoh perkiraan piutang dan kas
Link Transaksi Perkiraan Buku Besar dan Kas/Bank
1. Klik setup, linked account, account & Banking accoaunts
2. Selanjutnya tampil kotak dialog yang mana anda akan mnegiisi nomor perkiraan yang menghubungkan perkiraan dan kas
3. Contoh kita akan mengganti nama perkiraan untuk perkiraan link pembayaran elektronik
4. Selanjutnya tampil kotak dialog pilih perkiraan Bank Permata, terakhir klik tombol use account
5. Pilih Yes
6. Lakukaan langkah diatas selanjutnya untuk mengganti perkiraan yang lain
7. Klik ok
Link Transaksi Perkiraan Penjualan
1. Klik setup, linked accounts, sales account
2. Sales linked accounts akan tampil
3. Isilah transaksi perkiraan penjualan untuk akun perkiraan untuk penerimaan piutang dengan bank permata
4. terakhir Klik Ok
Link Transaksi Perkiraan Pembelian
1. Klik menu setup, linked account, purchase account
2. Selanjutnya kotak dialog purchases linked accounts akan tampil
3. Selanjutnya ganti perkiraan untuk pembayaran hutnag ke link Bank Solo (1-1130)
4. Terakhir klik Ok
E. Kode Pajak
Menghapus Kode Pajak
1. Klik list, tax code
2. Tax Code akan tampil
3. Pilih nama kode pajak yang akan dihapus, setelah itu kotak dialog akan tmapil, kemudian baris menu anda pilih menu edit delete tax code
4. Klik Ok
5. Klik close untuk menutup kotak dialog tax code list
6. Klik close untuk menutup
Membuat Kode Pajak
1. Klik menu list, tax code
2. Klik tombol new
3. Kemedian isi kode pajak PPn padakolom isian tax kode
4. Kemudian klik tab, isi pajak pertambahan nilai pada description
5. Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada tax type
6. Klik 10%
7. Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-1310 (PPN Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-1320 (PPN Masukkan) pada kolom isisan linked account for tax paid
8. Pada linked card for tax authority masukkan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat anda kosongkan
9. Klik ok
10. Klik close
F. Membuat Card File1. Pada jendela command center klik card file
2. Klik card list
3. klik tombol new
4. Pastikan check box inactive card dalam keadaan uncheck, kemudian isi kolom dalam tab profile dengan data sebelumnya
5. Untuk melihat hasil klik Profile
6. Klik card details untuk masuk step berikutnya
7. Untuk menyisipkan gambar pelanggan dapat dilakukan dnegan klik ganda picture information
8. Klik tombol link
9. Lalu klik file bitmap, open
10. Selanjutnya klik ok
11. Isi informasi tambahan untuk kartu pelanggan
12. Klik tab selling details
13. Dalam tab ini anda mengisi informasi detail penjualan yang berlaku untuk pelanggan
14. Klik tab payment details untuk tab berikutnya, dan isi seluruh informasi yang tampil
15. Lalu klik tab contag log untuk masuk ke tampilan berikutnya, kotak ini menampilkan jadwal kegiatan pelanggan
16. Klik tab jobs, kotak dialog akan tmapil anda diminta untuk mengisi daftar jobs dengan pelanggan
17. Klik tab history untuk menampilkan total penjualan bulanan tahun terdahulu dan tahun yang sedang berjalan
18. Klik ok
G. Mengubah Kartu File1. Pastikan jendela card list dalam modul card file
2. Pilih dan klik ganda kartu file yang akan diubah
3. Lalu lakukan perubahn jika layar tampilan telah nampak.
4. Klik Ok
H. Daftar Persediaan
1. Modul Inventory, aktifkan kotak dialog item list
2. Klik tombol new
3. Kemudian isi A-001 pada kolom isian item number, klik tab isi stop map pada name
4. Aktifkan kotak periksa I buy this item, klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost, untuk menampilan kotak select from list tekan tombol new
5. Kotak dialog edit account akan ditampilkan, pastikan kolom account classification berisi cost of sales, jika tidak klik tombol drop down disebelahnya pilih cost of sales, isi nomor perkiraan 1000 pada kolom account number, tekan tab kemudian isi harga pokok penjualan pada kotak isian account name kemudian klik ok
6. Kemudian tampil kotak information klik tombol drop down pada kotak expense account for tracking cost pilih harga pokok penjualn dari kotak dialog select from list klik use account
7. Aktifkan kotak a sell this item, masukkan nomor perkiraan 4-1000 untuk perkiraan penjualan
8. Aktifkan kotak inventory this item jika barang tersebut akan dicatat dalam perkiraan persediaan. Masukkan no. perkiraan 1-1400 untuk perkiraan persediaan barang dagang pada kotak asset account for item inventory
9. Kli buying details, kotak dialog item information dalam tab buying details
10. Isi pack dalam kotak isian buying unit of measure, klik tab 2 kali kemudian isi PPN
11. Klik tab selling details isi harga per satuan produk
12. Klik Ok
13. Klik Close
Mengisi Harga Jual dan Jumlah Persediaan
1. Dalam modul inventory, aktifkan kotak dialog adjust inventory dengan menekan tombol adjust inventory
2. Isi tanggal transaksi kemudian isi memo dengan persediaan awal barang
3. Klik tab 2 kali kemudian select from list
4. Pilih item misalnya StopMAp klik Use Item
5. Tekan tab kemudian isi jumlah persediaan yaitu 500 pack
6. Lalu masukkan item per unit
7. Terakhir tekan tab 2 kali untuk mengisi nama perkiraan pada kotak dialog select from list, pada kolom look for isi nomor perkiraan 1-4000. Kemudian klik use account, nama perkiraan persediaan barang dagang
8. Apabila telah terisi semua klik record
9. Klik cancel
I. Mencatat Saldo Awal
Saldo Awal Perkiraan
1. Klik setup, balances, account opening balance
2. Ketik saldo untk perkiraan kas  (tanpa Rp, tanpa titik)
3. Tekan enter isi saldo awal berikutnya
4. Klik Ok
5. Klik modul account klik account list untuk mengaktifkan kotak dialog, maka tampil keseluruhan saldo awal.
6. Klik close
Saldo Awal Piutang Dagang
1. Klik menu setup, balances, customer opening balance
2. Kemudian pilih dan klik satu pelanggan, lalu klik tombol add sale
3. Selanjutnya tekan tab untuk sampai pada kolom date dan totalincluding tax isilah bagian kolom tersebut
4. Pastikan kode pajak adalah N-T, jika tidak klik drop down select from list pilih N-T use tax code
5. Klik record
6. Lalu kita berada pada kotak customer opening balance klik option customer summary
7. Lakukan langkah tasi untuk pelanggan lainnya.
8. Klik Ok
9. Klik close
Saldo Awal Hutang Dagang1. Pada jendela command center. Klik menu setup, balance, supplier opening balance
2. Kemudian pilih dan klik salah satu pemasok, klik tombol add purchase
3. Selanjutnya klik tab untuk sampai pada kolom date dan tab totalincluding tas, maka masukkan data sesuai dengan informasi
4. Pastikan tax code dalam keadaan N-T
5. Lalu klik tombol record
6. Selanjutnya semua data pemasok dimasukkan dengan cara tadi.
7. Apabila telah selesai klik OK
8. Klik close
Untuk melakukan impor data ke dalam file data MYOB, anda harus melakukannya dalam tahapan yang sesuai dan mempersiapkan file data sesuai dengan struktur data yang akan di impor.
Data yang harus diimpor pertama kali adalah data Daftar Perkiraan (CoA), karena beberapa data dasar bergantung pada keberadaan data CoA ini untuk menjalani proses impor.
Sebelum melakukan proses impor, anda sebaiknya menghapus perkiraan-perkiraan yang ada pada daftar standar, sehingga daftar perkiraan yang diimpor tidak akan bercampur dengan perkiraan standar yang telah ada. Untuk menghapus beberapa perkiraan tertentu (yang memiliki link account) anda harus menghilangkan link account yang ada.
Menghilangkan Link Account
• Langkah pertama adalah dengan membuat 2 (dua) perkiraan baru pada nomor perkiraan yang tidak terpakai pada Daftar Perkiraan yang akan diimpor (Mis. 1-9998 dan 1-9999), pilih tipe ‘Detail Cheque Account’ untuk memberi cheque privilege pada nomor perkiraan tersebut.
•
• Berikutnya Buka ‘Link Account : Account and Banking Account’, melalui menu Setup > Link Accounts > Account and Banking Account.
•
• Ubah Link Account seperti gambar di atas.
•
• Buka Link Account lainnya (Sales Account/ Purchases Account), dan ubah Link Account–nya ke perkiraan yang telah anda buat (mis. 1-9999).
•
• Buka Link Account terakhir pada daftar pajak dan ubah (dijelaskan pada Manual Implementasi selanjutnya).
Sekarang Daftar Perkiraan baru anda telah siap untuk di impor.
Follow up:
Mengimpor Data Perkiraan
• Gunakan menu File > Import Data > Account, dan anda akan mendapatkan layar Import Accounts, tentukan pilihan seperti pada contoh di bawah ini.
•
•
• Tekan tombol ‘continue’ dan anda akan mendapat layar Import Data, seperti di bawah ini, pasangkan masing-masing field, pada daftar Import Field dan daftar MYOB Premier Field.
•
•
• Tekan Tombol ‘Import’, dan data Daftar Perkiraan anda telah masuk ke File Data MYOB.
•
• Ubah Link Account kembali ke nomor perkiraan yang sesuai (dibahas kemudian).
Mengimpor Data Karyawan
Dalam melakukan impor data karyawan, hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu adalah daftar filter, yang digunakan dalam daftar karyawan yang akan diimpor. Misalnya : filter yang akan digunakan adalah Departemen, Grup Penjualan dan Wilayah Pemasaran.
Pertama buat nama ketiga filter tersebut melalui menu Lists > Custom List & Field Names > Employees dan masukkan data seperti pada contoh di bawah ini.
Sekarang anda telah memiliki nama filter yang diperlukan, untuk dapat mengimpor data secara benar anda harus membuat daftar untuk masing-masing filter sama persis dengan data pada masing-masing kolom filter dari data yang akan diimpor.
Gunakan Menu Lists > Custom Lists > Employees, kemudian lengkapi masing-masing filter.
Seluruh data filter yang digunakan dalam data yang akan diimpor harus diinput secara sama persis, termasuk penggunaan huruf kapital. Setelah seluruh data selesai diinput anda dapat melakukan impor. Perhatikan pesan yang diberikan MYOB setelah proses impor selesai.
Mengimpor Data Pelanggan / Supplier
Proses impor data pelanggan, terutama bila data pelanggan yang diimpor menyertakan data salesman per pelanggan, harus dilakukan setelah data karyawan (salesman) telah diimpor.
Dalam mengimpor data pelanggan selain mempersiapkan nama dan data filter seperti yang dilakukan pada proses impor data karyawan di atas, anda harus memastikan bahwa nama salesman pada data pelanggan yang akan diimpor sama persis dengan nama salesman pada data karyawan, atau data pelanggan tersebut akan ditolak (reject).
Pada proses impor data supplier hanya data filter supplier yang harus anda persiapkan terlebih dahulu.
Mengimpor Data Item / Persediaan
Tahapan yang sama anda lakukan dalam proses impor data persediaan, hanya tidak seluruh informasi pada data persediaan dapat anda impor. (untuk beberapa versi terakhir telah dapat dilakukan)
Data Bill of Material (BOM), tidak dapat diimpor, sehingga setelah data item selesai diimpor anda harus menginput data BOM satu per satu secara manual.
Masuk melalui tab Auto-build pada data item, dan lengkapi komponen produksi yang digunakan beserta jumlah item yang digunakan.
TAHAP PEMBUATAN DATA BARU
1. Bukalah program MYOB Accounting Plus Versi 13
*Proses – Introduction
*Kliklah tombol Create New Company File
2. Masukkan nama dan identitas perusahaan
3. Tentukan periode akuntansinya
4. Pilihlah opsi yang menunjukkan bahwa anda hendak membuat daftar akun
(Cart of Account / Account List)
a. I would like to start with one of list provided by MYOB
Accounting.
( Keterangan ini untuk menampilkan beberapa jenis bagan akun sesuai dengan
jenis perusahaan. Saudara dapat memilih salah satu di antaranya.)
b. I would like to import a list of accounts provided by my
accountant after I’m done creating my company file
(mengimpor dari bagan akun yang pernah Saudara buat).
c. I would like to build my own accounts list one I begin
using MYOB
(Membuat sendiri bagan akun untuk laporan keuangan yang akan dibuat, Saudara
dapat menambahkan sendiri jenis akun sesuai dengan yang diperlukan.)
5. Tetapkanlah nama file untuk data yang anda buat. Bila ingin mengubah nama dan lokasi
file ketikanlah CHANGE. Setelah selesai klik tombol next.
6. Kliklah Command Centre
7. Hilangkanlah tampilan mata uang rupiah untuk sementara waktu.
* Klik menu Setup – Preferences – Windows.
* Hilangkanlah tanda ceck list pada pilihan Show Currency Symbol in Windows dengan cara mengklik sekalli pada kotak yangberisi tanda centang.
* Hapuslah juga tanda ceck list Currency yang terdapat pada bagian Reports & Forms.
8. Buatlah daftar akun (Chart of Account / Account List ), dengan langkah berikut:
8.1 Klik tanda minus di pojok kanan atas jendela MYOB
8.2 Bukalah program Excel, kemudian ketikanlah “Daftar Akun”.
8.3 Setelah selesai, simpanlah dengan mengklik File Save As
8.4 Menyimpan hasil ketikan: simpanlah di Microsoft Office Excel Workbook dan
juga dalam bentuk Tex (Tab Delimited)
8.5 Setelah penyimpanan selesai anda harus keluar dari program excel (Exit)
LANGKAH IMPORT:
* Bukalah program MYOB, Lalu Klik menu File – Import Data – Accounts.
* Pilih dan Klik Update Existing Record – Klik Continue
* Lihat di Look In – pilih dan Klik File akun anda ( Akun LPK Griya……..), File of type ( Text File
( “TXT )
* Kemudian Klik Open , kemudian Match all , Kemudian Import
* Tunggu Prosesnya
* Keterangan:
PROSES IMPORT HARUS MENUNJUKKAN ANGKA “0” PADA BARIS RECORD SKIPPED. JIKA ADA ANGKA LAIN, BERARTI ADA AKUN IMPORT YANG GAGAL DAN HARUS DIPERBAIKI TERLEBIH DAHULU. BILA DEMIKIAN HALNYA, COBALAH UNTUK MENGIMPOR KEMBALI.
* Tampilan Daftar Akun (ACCOUNT LIST) yang kita import dapat dilihat dengan mengklik Account List